VBS - Récupérer la liste des champs d'une base de données MS Access

Il y a des années, j'ai écrit un script .vbs qui analyse une base de données MS Access, boucle sur chaque table et, pour chacune d'elles, récupère la liste des champs.

Pour chaque champ, beaucoup d'informations sont récupérées (liste non exhaustive) : son nom, sa taille, son type, ... ainsi que la taille de la plus petite et de la plus grande valeur (pour les champs texte et mémo). Par exemple, si un champ texte est trouvé, le script récupère sa taille (p.ex. 255 caractères max) et examine tous les enregistrements de la table pour trouver, pour ce champ, la plus petite taille (p.ex. 10) et la plus grande (p.ex. 50). Donc, si la taille maximale constatée est de 50 et que la taille définie est de 255, le développeur MS Access peut sans doute ramener sans risque cette taille de 255 à 50.

Le rapport que vous obtenez​

Double-cliquez sur un fichier .cmd, patientez quelques secondes, et Excel s'ouvre tout seul sur ceci :

Une ligne par champ, pour chaque table de la base, avec côte à côte les deux colonnes qui comptent pour l'optimisation : FieldSize (ce que la table autorise) et LongestSize (ce que les données utilisent réellement).

Comprendre le rapport​

• Filename : le nom du fichier MS Access (absolu)
• TableName : le nom de la table
• FieldName : le nom du champ trouvé dans cette table
• FieldType : le type de données (integer, string, date, ...)
• FieldSize : la taille maximale définie dans la table (p.ex. 255 signifie que ce champ peut contenir jusqu'à 255 caractères)
• ShortestSize : lorsque la table contient des enregistrements, l'info ShortestSize répond à « quelle est la plus petite information stockée dans ce champ ? » (exemple : si le champ est un prénom, de taille 255, mais que le prénom le plus court est Paul, alors ShortestSize vaudra 4)
• LongestSize : lorsque la table contient des enregistrements, l'info LongestSize répond à « quelle est la plus grande information stockée dans ce champ ? » (exemple : si le champ est un prénom, de taille 255, mais que le prénom le plus long est Christophe, alors LongestSize vaudra 10)
• Position : la position de ce champ dans la structure de la table (est-ce le premier champ défini, le deuxième, ...)
• Occurrences : combien de fois ce FieldName précis apparaît dans toute la base. Si vous avez beaucoup de tables, le champ appelé CustomerID est peut-être utilisé dans la table Customers et aussi dans la table Orders : Occurrences vaudra donc 2 dans ce cas.

Comment le reproduire​

1. Copiez/collez le code source des deux scripts (voir ci-dessous) et enregistrez-les dans des fichiers texte (avec Notepad). Le premier fichier à créer sera access_get_fields_list.vbs, le second access_get_fields_list.cmd,
2. Avant d'enregistrer access_get_fields_list.cmd, éditez bien le fichier et indiquez le nom complet de votre base de données,
3. Vous êtes prêt : depuis l'Explorateur de fichiers, double-cliquez simplement sur access_get_fields_list.cmd. Le script d'analyse s'exécute et Excel s'ouvre à la fin.

Si tout se passe bien, vous verrez une fenêtre DOS et, après quelques secondes (selon la taille et la complexité de la base), vous aurez le rapport dans Excel, ouvert automatiquement.

access_get_fields_list.vbs​

Récupérez le code source sur ma page GitHub : https://github.com/cavo789/vbs_access_get_fields_list/blob/master/access_get_fields_list.vbs.

Copiez le code dans Notepad par exemple, puis enregistrez-le sur votre disque, p.ex. sous le nom access_get_fields_list.vbs.

access_get_fields_list.cmd​

Procédez de la même manière pour le script https://github.com/cavo789/vbs_access_get_fields_list/blob/master/access_get_fields_list.cmd. Copiez/collez la ligne dans Notepad et pensez à changer le nom de la base (plus C:\temp\my_db.accdb mais la vôtre).

Enregistrez le fichier sur votre disque dur sous le nom access_get_fields_list.cmd. Vous pouvez ensuite quitter Notepad.

Que faire de ces chiffres​

Dans un contexte d'optimisation (voir aussi Comment optimiser une base de données MS Access existante) :

• Veillez à ne pas utiliser une taille de champ trop grande. Par défaut, MS Access propose une taille de 255 pour les champs texte, mais pour un champ nom ou prénom, 40 caractères suffisent.
• Regardez la propriété LongestSize : si vous voyez p.ex. une taille de 4, c'est que vous stockez probablement un code (un code postal fait au maximum 4 chiffres en Belgique). Si FieldSize vaut 50, vous savez que vous pouvez réduire cette taille à 4.

Conclusion​

Deux scripts, un double-clic, et la structure d'une base héritée s'affiche sous forme de feuille Excel triable. L'écart entre FieldSize et LongestSize, c'est là que se cache l'espace gaspillé, et le lire prend une minute plutôt que d'ouvrir trente tables en mode création.

Même esprit « auditer une base existante », angle différent : Exporter les objets MS Access sort vos formulaires, requêtes et modules sous forme de fichiers texte, prêts à être comparés avec un diff.